Op deze pagina
Wat zegt de NDA?
- Een NDA beperkt aan wie u vertrouwelijke informatie mag geven en waarvoor. Vaak alleen aan eigen medewerkers en adviseurs die het voor de transactie nodig hebben.
- Een AI-aanbieder is een derde partij. Of u stukken daar mag onderbrengen, hangt af van de tekst. Kijk naar de definitie van “representatives” of adviseurs, en naar wat er staat over opslag bij derden.
- Let op de plicht om informatie na afloop terug te geven of te vernietigen. Die geldt ook voor wat bij de aanbieder staat.
- Twijfelt u, vraag dan toestemming of neem het mee in de onderhandeling over de NDA.
Staan er persoonsgegevens in de data room?
Bijna altijd: arbeidscontracten, salarislijsten, klantgegevens, correspondentie. Dan geldt de AVG.
- Wie bepaalt waarom en hoe de gegevens worden verwerkt, is verwerkingsverantwoordelijke. Een AI-aanbieder die alleen op uw instructie verwerkt, is verwerker.
- Met een verwerker sluit u een verwerkersovereenkomst. Zakelijke abonnementen van de grote aanbieders bieden die aan; voor persoonlijke accounts is die er meestal niet.
- Deel alleen wat nodig is. Een salarislijst hoeft niet mee voor een samenvatting van de huurcontracten.
- Gaan gegevens buiten de EU, dan is een grondslag voor doorgifte nodig, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
- Bijzondere persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens in verzuimdossiers, vragen extra voorzichtigheid.
Welke instellingen bij de aanbieder doen ertoe?
- Training: uw invoer mag niet worden gebruikt om modellen te trainen. Bij zakelijke abonnementen is dat meestal de standaard; bij persoonlijke accounts moet u het vaak zelf uitzetten.
- Bewaartermijn: hoe lang bewaart de aanbieder invoer en output, en kunt u dat inkorten?
- Regio: kies waar mogelijk opslag en verwerking in de EU.
- Toegang: wie binnen het kantoor ziet welke chats en bestanden, en wat gebeurt er als iemand vertrekt?
- Logboek: kunt u achteraf zien welke stukken zijn gedeeld?
Wat moet een kantoor regelen?
- Eén zakelijk account voor het team, met verwerkersovereenkomst. Dealwerk gaat niet via persoonlijke accounts.
- Een korte interne regel: welke stukken mogen erin, welke niet, en wie beslist bij twijfel.
- Een vaste zin in uw NDA’s over het gebruik van AI-diensten met passende waarborgen.
- De instellingen vastgelegd: training uit, bewaartermijn bekend, EU-regio waar mogelijk.
- Een vast moment waarop iemand controleert of het zo blijft.
Is dit juridisch advies?
Nee. Dit is het algemene Nederlandse en Europese kader. Wouter Dijkman is jurist, maar elke NDA en elke data room is anders. Laat bij twijfel de tekst van uw NDA en uw verwerkersovereenkomst toetsen door uw eigen advocaat.
Wilt u daarna AI echt in het dealwerk inzetten? Zie IM’s en teasers en Maandrapportage.