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Was sagt das NDA?
- Ein NDA beschränkt, wem Sie vertrauliche Informationen geben dürfen und wofür. Oft nur eigenen Mitarbeitenden und Beratern, die sie für die Transaktion benötigen.
- Ein KI-Anbieter ist ein Dritter. Ob Sie Unterlagen dort ablegen dürfen, hängt vom Wortlaut ab. Achten Sie auf die Definition von „Representatives“ oder Beratern und darauf, was zur Speicherung bei Dritten geregelt ist.
- Beachten Sie die Pflicht, Informationen nach Abschluss zurückzugeben oder zu vernichten. Sie gilt auch für das, was beim Anbieter liegt.
- Im Zweifel holen Sie eine Zustimmung ein oder nehmen den Punkt in die Verhandlung über das NDA auf.
Enthält der Data Room personenbezogene Daten?
Fast immer: Arbeitsverträge, Gehaltslisten, Kundendaten, Korrespondenz. Dann gilt die DSGVO.
- Wer über Zweck und Mittel der Verarbeitung entscheidet, ist Verantwortlicher. Ein KI-Anbieter, der nur auf Ihre Weisung verarbeitet, ist Auftragsverarbeiter.
- Mit einem Auftragsverarbeiter schließen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Die Business-Tarife der großen Anbieter bieten ihn an; für persönliche Konten gibt es ihn meist nicht.
- Teilen Sie nur, was nötig ist. Für eine Zusammenfassung der Mietverträge muss keine Gehaltsliste mit.
- Gehen Daten aus der EU hinaus, braucht es eine Grundlage für die Übermittlung, etwa die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.
- Besondere Kategorien personenbezogener Daten, etwa Gesundheitsdaten in Unterlagen zu Fehlzeiten, verlangen zusätzliche Vorsicht.
Welche Einstellungen beim Anbieter zählen?
- Training: Ihre Eingaben dürfen nicht zum Trainieren von Modellen verwendet werden. Bei Business-Tarifen ist das meist der Standard; bei persönlichen Konten müssen Sie es oft selbst abschalten.
- Speicherdauer: Wie lange speichert der Anbieter Eingaben und Ausgaben, und können Sie das verkürzen?
- Region: Wählen Sie, wo möglich, Speicherung und Verarbeitung in der EU.
- Zugriff: Wer im Haus sieht welche Chats und Dateien, und was passiert, wenn jemand geht?
- Protokoll: Können Sie im Nachhinein sehen, welche Unterlagen geteilt wurden?
Was muss ein Haus regeln?
- Ein Business-Konto für das Team, mit Auftragsverarbeitungsvertrag. Dealarbeit läuft nicht über persönliche Konten.
- Eine kurze interne Regel: welche Unterlagen hineindürfen, welche nicht, und wer im Zweifel entscheidet.
- Ein fester Satz in Ihren NDAs zur Nutzung von KI-Diensten mit angemessenen Garantien.
- Die Einstellungen festgehalten: Training aus, Speicherdauer bekannt, EU-Region, wo möglich.
- Ein fester Termin, an dem jemand prüft, ob es so bleibt.
Ist das Rechtsberatung?
Nein. Dies ist der allgemeine niederländische und europäische Rahmen. Wouter Dijkman hat Rechtswissenschaften studiert. Jedes NDA und jeder Data Room ist anders. Lassen Sie im Zweifel den Text Ihres NDA und Ihres Auftragsverarbeitungsvertrags von Ihrem eigenen Anwalt prüfen.
Möchten Sie KI danach wirklich in der Dealarbeit einsetzen? Siehe IMs und Teaser und Monatsreporting.