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¿Qué dice el NDA?
- Un NDA limita a quién puede dar información confidencial y con qué fin. A menudo, solo a empleados y asesores propios que la necesitan para la operación.
- Un proveedor de IA es un tercero. Que pueda alojar documentos allí depende del texto. Fíjese en la definición de «representatives» o asesores, y en lo que dice sobre el almacenamiento en terceros.
- Atención a la obligación de devolver o destruir la información al terminar. También se aplica a lo que esté en el proveedor.
- Si tiene dudas, pida permiso o inclúyalo en la negociación del NDA.
¿Hay datos personales en el data room?
Casi siempre: contratos laborales, listados de salarios, datos de clientes, correspondencia. Entonces se aplica el RGPD.
- Quien decide por qué y cómo se tratan los datos es el responsable del tratamiento. Un proveedor de IA que solo trata datos siguiendo sus instrucciones es encargado del tratamiento.
- Con un encargado se firma un contrato de encargo del tratamiento. Las suscripciones profesionales de los grandes proveedores lo ofrecen; para cuentas personales normalmente no existe.
- Comparta solo lo necesario. Un listado de salarios no hace falta para resumir los contratos de arrendamiento.
- Si los datos salen de la UE, hace falta una base para la transferencia, como las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea.
- Las categorías especiales de datos, como los datos de salud de los expedientes de bajas, exigen especial cuidado.
¿Qué ajustes del proveedor importan?
- Entrenamiento: sus entradas no deben usarse para entrenar modelos. En las suscripciones profesionales suele ser la opción por defecto; en las cuentas personales a menudo hay que desactivarlo uno mismo.
- Plazo de conservación: ¿cuánto tiempo guarda el proveedor las entradas y los resultados, y puede acortarlo?
- Región: elija, siempre que sea posible, almacenamiento y tratamiento en la UE.
- Acceso: ¿quién ve en la firma qué chats y archivos, y qué pasa cuando alguien se marcha?
- Registro: ¿puede ver después qué documentos se han compartido?
¿Qué debe organizar una firma?
- Una cuenta profesional para el equipo, con contrato de encargo del tratamiento. El trabajo de deals no pasa por cuentas personales.
- Una norma interna breve: qué documentos pueden subirse, cuáles no y quién decide en caso de duda.
- Una cláusula fija en sus NDA sobre el uso de servicios de IA con las garantías adecuadas.
- Los ajustes, por escrito: entrenamiento desactivado, plazo de conservación conocido, región UE siempre que sea posible.
- Un momento fijo en el que alguien comprueba que todo sigue así.
¿Es esto asesoramiento jurídico?
No. Es el marco general neerlandés y europeo. Wouter Dijkman estudió Derecho. Cada NDA y cada data room es distinto. En caso de duda, pida a su propio abogado que revise el texto de su NDA y de su contrato de encargo del tratamiento.
¿Quiere después usar la IA de verdad en el trabajo de deals? Vea IM y teasers e Informe mensual.