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O que diz o NDA?
- Um NDA limita a quem pode dar informação confidencial e para quê. Muitas vezes, apenas aos seus próprios colaboradores e assessores que precisam dela para a transação.
- Um fornecedor de IA é um terceiro. Se pode guardar documentos lá depende do texto. Veja a definição de «representatives» ou de assessores, e o que diz sobre armazenamento junto de terceiros.
- Atenção à obrigação de devolver ou destruir a informação no fim. Também se aplica ao que está junto do fornecedor.
- Em caso de dúvida, peça autorização ou inclua o tema na negociação do NDA.
Há dados pessoais no data room?
Quase sempre: contratos de trabalho, listas salariais, dados de clientes, correspondência. Nesse caso aplica-se o RGPD.
- Quem determina porquê e como os dados são tratados é o responsável pelo tratamento. Um fornecedor de IA que trata os dados apenas segundo as suas instruções é subcontratante.
- Com um subcontratante celebra um acordo de tratamento de dados. Os planos empresariais dos grandes fornecedores oferecem-no; para contas pessoais, normalmente não existe.
- Partilhe apenas o necessário. Uma lista salarial não precisa de entrar para um resumo dos contratos de arrendamento.
- Se os dados saírem da UE, a transferência precisa de um fundamento, como as cláusulas contratuais-tipo da Comissão Europeia.
- Categorias especiais de dados pessoais, como dados de saúde em processos de baixa por doença, exigem cuidado redobrado.
Que definições do fornecedor importam?
- Treino: os dados que introduz não podem ser usados para treinar modelos. Nos planos empresariais isso é normalmente o padrão; nas contas pessoais tem muitas vezes de o desativar você mesmo.
- Prazo de conservação: durante quanto tempo o fornecedor guarda os dados introduzidos e o output, e pode encurtá-lo?
- Região: sempre que possível, escolha armazenamento e tratamento na UE.
- Acesso: quem no escritório vê que chats e ficheiros, e o que acontece quando alguém sai?
- Registo: consegue ver depois que documentos foram partilhados?
O que deve um escritório pôr em prática?
- Uma conta empresarial para a equipa, com acordo de tratamento de dados. O trabalho de deals não passa por contas pessoais.
- Uma regra interna curta: que documentos podem entrar, quais não, e quem decide em caso de dúvida.
- Uma cláusula-padrão nos seus NDA sobre o uso de serviços de IA com salvaguardas adequadas.
- As definições registadas: treino desligado, prazo de conservação conhecido, região UE sempre que possível.
- Um momento fixo em que alguém verifica se continua assim.
Isto é aconselhamento jurídico?
Não. Este é o quadro geral neerlandês e europeu. Wouter Dijkman estudou Direito. Cada NDA e cada data room são diferentes. Em caso de dúvida, peça ao seu próprio advogado que reveja o texto do seu NDA e do seu acordo de tratamento de dados.
Quer depois pôr a IA a trabalhar no próprio trabalho de deals? Veja IM e teasers e Relatório mensal.